GDPR en Whistleblowerpolicy

 

GDPR

Wij verwerken en bewaren uw persoonsgegevens op basis van onze wettelijke verplichtingen, onder andere art. 519 Gerechtelijk Wetboek, met het oog op een kwaliteitsvolle en juiste beroepsuitoefening.

Uw persoonsgegevens worden door ons bewaakt in een beveiligde omgeving en behalve in bij de wet voorziene gevallen niet met derden gedeeld.

Uw gegevens worden gedurende een termijn van tien jaar bewaard om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.

Onder andere om uw privacy te beschermen zullen onze medewerkers niet op alle telefonische vragen antwoorden, zij zullen u vaak vragen ons te mailen of u bepaalde vragen stellen om zeker te zijn dat u recht hebt op de gevraagde informatie.

Wenst u meer informatie over de gegevens die wij over u bijhouden of wenst u deze gegevens aan te vullen of te verbeteren dan kan u ons contacteren, privacy@modero.be, met als referentie GDPR of privacy, voeg een kopie bij van uw identiteitskaart (recto/verso).
 

Elk bezoek aan en gebruik van de website is onderworpen aan onze Privacy Policy. Het desgevallend invoeren van persoonsgegevens op de website houdt in dat de gebruiker/ betrokkene daadwerkelijk kennis heeft van deze Privacy Policy en de inhoud ervan aanvaardt. Dit geldt als zijn uitdrukkelijke toestemming tot het verwerken van zijn persoonsgegevens die hij actief invoert op de website, al dan niet via een door hem ingevuld elektronisch formulier.

Deze Privacy Policy kan zonder voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd en het is dan ook aanbevolen deze Privacy Policy bij elk bezoek te consulteren.

Deze website is eigendom van en wordt beheerd door Modero Oost-Vlaanderen BV, met zetel te 9100 Sint-Niklaas, Industriepark-West 75.

Bij een louter niet-interactief gebruik van deze website worden geen persoonsgegevens verwerkt in de zin van de Privacywet en de GDPR/AVG.

Bij een interactief gebruik van de website worden de door de betrokkene ingegeven persoonsgegevens verwerkt. Door interactief gebruik te maken van de website verleent de betrokkene zijn ondubbelzinnige toestemming tot verwerking van de door hem/haar ingevoerde persoonsgegevens.

De verantwoordelijke van de verwerking verwerkt de via deze website ingegeven en ontvangen persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

• Communicatie met de betrokkene 
• Beheer van het profiel van de betrokkene
• Uitoefenen van de rechten van betrokkene
• Informeren van betrokkene
• Toegankelijk maken van de website (middels zgn. cookies)

Zowel bij het niet-interactief als het interactief gebruik van de website wordt er gebruik gemaakt van zogenaamde ‘cookies’. Deze cookie registreren op een algemene manier gegevens die betrekking hebben op het surfgedrag van betrokkene op deze website (geraadpleegde pagina’s, datum en tijdstip van raadpleging, gehanteerde zoekcriteria,…). Deze gegevens laten de website toe om gebruiker te herkennen bij latere bezoeken. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in het configuratiemenu van uw webbrowser de instellingen voor cookies te wijzigen.

De verwerkte persoonsgegevens kunnen afhankelijk van de doeleinden van de verwerking en de noodzaak daartoe aan de volgende ontvangers worden medegedeeld:

• Betrokkene zelf;
• Verwerkingsverantwoordelijke Modero Oost-Vlaanderen BV;
• Data Protection Officer
• Gerechtsdeurwaarders

Er worden geen verwerkte persoonsgegevens overgedragen aan andere ontvangers dan voornoemden.

De betrokkene heeft in principe het recht om kennis te krijgen van:

• Het al dan niet bestaan van verwerkingen betreffende zijn persoonsgegevens;
• De concrete doeleinden van deze verwerkingen;
• De gegevens waarop deze verwerkingen betrekking hebben;
• De ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
• De mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit;

De inlichtingen worden aan de betrokkene kosteloos en uiterlijk binnen de 30 dagen na ontvangst van het schriftelijk verzoek meegedeeld. Bij herhaaldelijke verzoeken omtrent dezelfde (reeds verstrekte) gegevens, kan een administratieve kost worden aangerekend. Kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen worden geweigerd.

Bij twijfel omtrent (echtheid van )de identiteit van de aanvrager, kan gevraagd worden dat de betrokken zich persoonlijk aanbieden in onze kantoren ter verificatie.

Door te werken met diverse technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen kunnen wij de veiligheid en de beveiliging van uw persoonsgegevens optimaal verzekeren. Enkel personeelsleden die bij de verwerking betrokken zijn hebben exclusief toegang tot de persoonsgegevens. Al onze servers die voor de verwerking van de persoonsgegevens worden gebruikt bevinden zich in professioneel geëxploiteerde en beveiligde datacenters in België. De door ons verwerkte persoonsgegevens verlaten het grondgebied van de EU niet.

De verwerkte persoonsgegevens worden bewaard in een beveiligde omgeving. Medewerkers betrokken bij de verwerking van persoonsgegevens zijn contractueel gehouden tot een zeer strikte vertrouwelijkheid. Om de veiligheid en de beveiliging van de verwerkte persoonsgegevens te verzekeren werden volgende maatregelen genomen:

• Enkel geautoriseerd personeel heeft toegang tot de persoonsgegevens;
• Enkel diegenen die persoonsgegevens verwerken hebben er toegang toe;
• Logistieke beveiliging en beveiliging via informatica.
• Gebruik van paswoorden
• Firewalls
• Gepaste technische en organisatorische maatregelen conform GDPR

Klokkenluiderspolicy

Doelstelling

Medewerkers kunnen te allen tijde informatie over inbreuken zoals bedoeld in de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit van de private sector melden via het Interne Meldingskanaal (Deurwaarderhuissier.grantthornton-whistle.com). Met deze policy wordt de werking en het gebruik van het Interne Meldingskanaal geregeld.

Deze Policy is geldig voor de werking en het gebruik van het Interne Meldingskanaal van Modero Oost-Vlaanderen BV  ( gerechtsdeurwaarders Martens Tom – Bombay Christian – Sorgeloos Toon ).

Definities

Derden	Elke persoon, inclusief voormalige medewerkers, die in een werkgerelateerde context informatie heeft verkregen over Inbreuken. Hieronder vallen: uitzendkrachten, kandidaat-werknemers, voormalige werknemers, aannemers, consultants, freelancers, dienstverleners, onderaannemers, leveranciers, distributeurs, zakenpartners, aandeelhouders, personen in bestuurlijke, leidinggevende of toezichthoudende organen, vrijwilligers, bezoldigde en onbezoldigde stagiairs, personen die werken onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers.
Inbreuken	Handelingen of nalatigheden die (i) onrechtmatig zijn en betrekking hebben op de beleidsterreinen behorend tot het materiële toepassingsgebied van deze Policy of (ii) ingaan tegen het doel of de toepassing van de regels in de beleidsterreinen behoren tot het materiële toepassingsgebied van deze Policy.
Informatie Over Inbreuken	Informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke Inbreuken, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden, alsmede over pogingen tot verhulling van dergelijke Inbreuken.
Klokkenluiderswet	Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit van de private sector.
Medewerker	Iedere persoon met de hoedanigheid van werknemer in de zin van de Klokkenluiderswet bij MODERO OOST-VLAANDEREN BV
Melder	De medewerker of derde die informatie over inbreuken meldt of openbaar maakt.
Meldingsbeheerder	De persoon door de MODERO OOST-VLAANDEREN BV bij Grant Thornton werd aangeduid en bevoegd is om de interne Meldingen op te volgen, de communicatie met de Melder te onderhouden, hem/haar indien nodig om bijkomende informatie te verzoeken, hem/haar feedback te verstrekken.
Opvolging	Elk optreden van de meldingsbeheerder van een melding om de juistheid van de in de melding gedane beweringen na te gaan en de gemelde inbreuk zo nodig aan te pakken, onder meer via maatregelen zoals een intern vooronderzoek, een onderzoek, vervolging, een terugvordering van middelen of het beëindigen van de procedure.
Represaille	Elke directe of indirecte handeling of nalatigheid naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking, en die tot ongerechtvaardigde benadeling van de melder leidt of kan leiden.

 

Het Interne meldingskanaal

Melders kunnen informatie over inbreuken die vallen onder het materiële toepassingsgebied van de Klokkenluiderswet, melden via het Interne Meldingskanaal. Meldingen kunnen betrekking hebben op de volgende gebieden:

• overheidsopdrachten;
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• productveiligheid en productconformiteit;
• veiligheid van het vervoer;
• bescherming van het milieu;
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
• volksgezondheid;
• consumentenbescherming;
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• bestrijding van belastingfraude;
• sociale fraudebestrijding.

Inbreuken die onder het materiële toepassingsgebied van deze Policy vallen, kunnen op naam van de melder of anoniem schriftelijk worden gemeld door medewerkers en derden op https://Deurwaarderhuissier.grantthornton-whistle.com

De Meldingsbeheerder staat in voor de opvolging van meldingen die via het Interne Meldingskanaal binnen komen. Niet-gemachtigde personeelsleden hebben geen toegang tot de meldingen.

De Meldingsbeheerder zal binnen de zeven dagen na ontvangst van de Melding een ontvangstbevestiging versturen aan de melder en binnen een termijn, van ten hoogste drie maanden na de ontvangstbevestiging, feedback geven aan de melder (of, indien er geen ontvangstbevestiging werd verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding).

Om de communicatie en ondersteuning tijdens het onderzoek te waarborgen, moet de melder regelmatig controleren of er vragen/informatie van de meldingsbeheerder voorliggen.

De Meldingsbeheerder zal de juistheid van de melding onmiddellijk controleren om voldoende rekening te houden met wettelijke termijnen en de melder tijdig feedback te geven.

Externe melding

Melders hebben de mogelijkheid om Inbreuken op de Klokkenluiderswet, te melden aan de bevoegde autoriteiten.

De Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders is één van deze bevoegde autoriteiten en kan meldingen ontvangen op https://NKGBintegrity.grantthornton-whistle.com.

De andere autoriteiten die bevoegd zijn voor het ontvangen van meldingen, het geven van feedback en het bieden van opvolging inzake meldingen zijn opgenomen in artikel 1 van het Koninklijk Besluit van 22 januari 2023 tot aanduiding van de bevoegde autoriteiten voor de uitvoering van de Klokkenluiderswet.

Een opsomming van de bevoegde autoriteiten kan gevonden worden via volgende link: https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=nl&caller=summary&pub_date=2023-01-31&numac=2023040158%0D%0A. 

Bescherming van de Melder

Melders komen in aanmerking voor bescherming mits:

1. Zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de gemelde Informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en die informatie binnen het materiële toepassingsgebied van de Klokkenluiderswet viel; en
2. Zij intern of extern informatie melden of informatie openbaar maakten overeenkomstig de bepalingen van de Klokkenluiderswet.

Op voorwaarde dat de volgende personen gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied voor bescherming viel, gelden de in deze afdeling opgenomen beschermingsmaatregelen eveneens voor:

• Facilitators;
• Derden die verbonden zijn met de melders en die het slachtoffer kunnen worden van Represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega's of familieleden van de melders;
• juridische entiteiten die eigendom zijn van de melders, waarvoor de melders werken of waarmee de melders anderszins in een werkgerelateerde context verbonden zijn.

De identiteit van de melder zal in geen geval zonder diens vrije, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming worden bekendgemaakt aan anderen dan de gemachtigde personeelsleden die bevoegd zijn voor de ontvangst of de opvolging van meldingen.

Sancties

Melders die te goeder trouw een melding indienen, zullen op geen enkele wijze worden benadeeld.

De melder die opzettelijk valse informatie gemeld of openbaar gemaakt heeft, kan gestraft worden overeenkomstig artikelen 443 tot 450 van het Strafwetboek.

Gegevensbescherming

Tijdens het hele meldingsproces worden de bepalingen inzake gegevensbescherming in acht genomen. Persoonsgegevens in Meldingen kunnen betrekking hebben op de persoon van wie de Melding afkomstig is en/of op personen die door de Melder zijn genoemd.

De Meldingsbeheerder verwerkt uitsluitend persoonsgegevens, die objectief gezien absoluut noodzakelijk zijn om een de melding te controleren en te onderzoeken. Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding, worden niet verzameld, of worden, indien onbedoeld verzameld, onmiddellijk gewist.

Alle, documentatie wordt vertrouwelijk en conform de geldende wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming behandeld. Persoonsgegevens in meldingen zullen zo lang worden bewaard als nodig is voor het onderzoek en de definitieve beoordeling, rekening houdende met de wettelijke termijnen.